Succesvol pilot-project

In 2002 heeft BD Software het VIOS-orderverwerkingssysteem geïmplementeerd bij Duitman B.V. te Hengelo. Deze implementatie werd gezien als een pilot-project en is in oktober 2002 met succes afgerond.

Duitman

Het bedrijf Duitman B.V. werd al in 1956 opgericht door de heer Willem Duitman. Aanvankelijk richtte hij zich op het vervaardigen en leveren van sleutels en sloten op kleinschalig niveau. In de loop der jaren echter ontwikkelde het bedrijfje zich tot een volwaardig specialist in sleutels, sleutelmachines en slotenmakergereedschappen. Anno 2004 bedient Duitman de gehele Benelux vanuit een vestiging in Nederland (Hengelo) en een vestiging in België (Sint-Pieters-Leeuw). Bij het bedrijf zijn inmiddels 25 werknemers in dienst.

Behoefte

De enorme groeiontwikkeling die Duitman in de jaren 80 en 90 realiseerde, maakte verandering in de wijze van orderverwerking noodzakelijk. Vanuit het verleden waren het de vertegenwoordigers die de klanten bezochten, orders noteerden en eventuele retourgoederen meenamen. Door de toenemende drukte op de wegen werd deze werkwijze zeer ineffectief. De vertegenwoordigers konden nog slechts de helft van hun bezoeken afleggen, terwijl de omvang van het klantenbestand met rasse schreden toenam.

De orderverwerking moest dus gemakkelijker, goedkoper en sneller. Duitman wilde het proces volledig automatiseren en daarmee klanten de mogelijkheid bieden 24 uur per dag, 7 dagen per week orders te plaatsen. Voorwaarde was wel dat de software toepasbaar zou zijn voor een brede doelgroep. Dus ook mensen met weinig affiniteit met automatisering zouden het programma gemakkelijk eigen moeten kunnen maken. Een orderbevestiging, met informatie over levertijden en prijzen, moest vrijwel onmiddellijk beschikbaar zijn. Het systeem zou niet alleen een snellere levertijd moeten realiseren, maar ook tot een kostenbesparing bij Duitman moeten leiden.

Ontwikkeling VIOS

Op verzoek van Duitman ontwikkelde BD Software het VIOS-orderverwerkingssysteem. Dit systeem voldoet aan alle eisen die Duitman stelt aan de automatisering. De combinatie van uitzonderlijke hoge veiligheid en goede betaalbaarheid, ook voor kleinere en middelgrote bedrijven, maakt het systeem krachtig en onderscheidend in de markt van orderverwerkingssystemen.

Voorbereidingen

Voordat tot implementatie van VIOS kon worden overgegaan, moesten bij Duitman enkele voorbereidingen getroffen worden: zowel de voorraad als het debiteurenbeheer werden geoptimaliseerd in het bestaande automatiseringssysteem.

Testfase en definitieve toepassing

Omdat het VIOS-systeem voor het eerst werd geïmplementeerd bij een groothandel, werd het systeem gedurende enkele maanden getest. Een viertal goede klanten werd gevraagd mee te werken aan deze testfase. Zij voerden hun bestellingen voortaan in via het programma VIOS Client. De bestellingen van de overige klanten werden op de oude wijze verwerkt. De bestellingen via VIOS Client verliepen vrijwel zonder problemen. Wel werden gedurende de testperiode enkele kleine verbeteringen in VIOS aangebracht, om het systeem nóg efficiënter te maken.

De implementatie en de testfase zijn vrijwel probleemloos verlopen. In oktober 2002 besloot Duitman dan ook het VIOS-systeem definitief in te voeren als orderverwerkingssysteem.

Resultaten

De door Duitman vooraf gestelde eisen (24-uurs service, snellere orderverwerking, kostenbesparing) zijn gerealiseerd. Twee jaar na implementatie maakt maar liefst 30% van de klanten van Duitman gebruik van VIOS. Dit zijn veelal de grotere klanten. De omzet van deze klanten is in de afgelopen twee jaar gestegen met 28,7%. Verder heeft Duitman de bezetting op de afdeling Verkoop Binnendienst kunnen terugbrengen met 30% en is het aantal retour gekomen goederen gedaald met maar liefst 58%.

Wilt u de VIOS-brochure van BD Software ontvangen? Klik dan op het Contactformulier .