Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2026

1. Begrippen

• Wij: BD Software (gevestigd in Vlaardingen, KvK 42013390).
• Klant: de organisatie (gemeente, andere overheid of bedrijf) die met ons een overeenkomst sluit.
• Dienst: onze software als online dienst, zoals Portfolio Project Management, Urencontrole en VeiligMelden, met de inrichting, ondersteuning en het maatwerk dat we afspreken.
• Offerte en overeenkomst: ons schriftelijke aanbod en de afspraak die ontstaat als de Klant het aanbod aanvaardt.

2. Wanneer deze voorwaarden gelden

Deze voorwaarden gelden voor al onze offertes en overeenkomsten. Afwijkende afspraken maken we schriftelijk. Gebruikt de Klant eigen inkoopvoorwaarden, zoals veel gemeenten doen, dan leggen we in de overeenkomst vast welke voorwaarden voorgaan.

3. Offertes en prijzen: geen verborgen kosten

• Een offerte noemt alle kosten: eenmalige inrichting, de prijs van het abonnement per maand of per jaar en het uurtarief voor eventueel meerwerk.
• Alle prijzen staan zowel exclusief als inclusief btw vermeld, zodat het totaal nooit een verrassing is.
• Kosten die niet in de offerte staan, brengen we niet in rekening zonder dat de Klant daar vooraf schriftelijk mee heeft ingestemd.
• Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.

4. Looptijd en opzeggen

• De looptijd staat in de overeenkomst. Staat er niets, dan loopt de overeenkomst per maand.
• Een maandabonnement zeg je op met een opzegtermijn van één kalendermaand, zonder opzegkosten.
• Een overeenkomst voor een vaste periode verlengen we nooit stilzwijgend voor weer een lange periode. We herinneren de Klant uiterlijk twee maanden voor het einde. Zonder nieuwe afspraak loopt de dienst daarna per maand door en is die maandelijks opzegbaar.
• Opzeggen kan net zo eenvoudig als afsluiten: een bericht via het contactformulier of per mail is genoeg.

5. Prijswijzigingen

We passen prijzen hooguit één keer per jaar aan en kondigen dat minstens drie maanden vooraf aan. Gaat de prijs meer omhoog dan de inflatie (de consumentenprijsindex van het CBS), dan mag de Klant de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

6. Facturen en betalen

• Abonnementen factureren we vooraf per maand of per jaar; inrichting en maatwerk zoals in de offerte staat.
• De betaaltermijn is 30 dagen na de factuurdatum.
• Is een factuur niet op tijd betaald, dan sturen we eerst een kosteloze herinnering met een nieuwe termijn van 14 dagen. Pas daarna kunnen we de wettelijke handelsrente rekenen.
• Klopt een factuur niet, laat het ons dan weten. We corrigeren een fout met een creditfactuur. Zie ook het restitutiebeleid.

7. Uitvoering en beschikbaarheid

We leveren de Dienst zorgvuldig en volgens de stand van de techniek. We doen ons best om de Dienst altijd beschikbaar te houden. Gepland onderhoud kondigen we vooraf aan en doen we zoveel mogelijk buiten kantoortijden. Een vaste beschikbaarheidsgarantie (SLA) geldt alleen als die in de overeenkomst staat.

8. Gegevens en privacy

• De gegevens die de Klant in de Dienst invoert, blijven van de Klant. De Klant is verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn verwerker en sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst.
• We gebruiken de gegevens van de Klant alleen om de Dienst te leveren, nooit voor andere doelen.
• We beveiligen de Dienst volgens de stand van de techniek, onder meer met tweestapsverificatie, rechten per rol, versleuteling en een beveiligingslog.
• Merken we een beveiligingsincident met gegevens van de Klant, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging, zodat de Klant zijn meldplicht kan nakomen.

9. Kwetsbaarheden melden

Vind je een zwakke plek in onze website of software? Meld het ons via het contactformulier (zie ook security.txt). We reageren binnen vijf werkdagen. Doe je onderzoek zorgvuldig: geen gegevens van anderen inzien of downloaden, niets wijzigen of verwijderen, geen aanvallen die de dienst verstoren en geen social engineering. Geef ons redelijk de tijd om het probleem op te lossen voordat je erover publiceert. Houd je je hieraan, dan doen we geen aangifte.

10. Intellectueel eigendom

De software en alles wat we daarvoor maken, blijft van ons. De Klant krijgt voor de looptijd van de overeenkomst een recht om de Dienst binnen de eigen organisatie te gebruiken. Maatwerk dat we specifiek voor de Klant maken, spreken we per opdracht af.

11. Einde van de overeenkomst

Na het einde van de overeenkomst kan de Klant binnen 30 dagen kosteloos een volledige export van zijn gegevens krijgen, in een gangbaar formaat zoals Excel of CSV. Daarna verwijderen we de gegevens binnen 60 dagen, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren. We bevestigen de verwijdering schriftelijk.

12. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst heeft betaald. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.

13. Overmacht

Kunnen we door overmacht (bijvoorbeeld een grootschalige storing bij een datacenter of internetprovider waar wij geen invloed op hebben) tijdelijk niet leveren, dan zijn we daarvoor niet aansprakelijk. Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst kosteloos beëindigen.

14. Wijzigen van deze voorwaarden

Wijzigingen kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan. Is een wijziging wezenlijk in het nadeel van de Klant, dan mag de Klant de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

15. Toepasselijk recht

Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Bij een meningsverschil zoeken we eerst samen een oplossing. Lukt dat niet, dan beslist de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij zijn gevestigd.